Digitalizarea instanțelor din Singapore nu a eliminat hârtia din procesele cu multe probe. În recentul proces de defăimare Bloomberg, imprimarea documentelor a generat o factură de peste S$35.000, echivalentul a US$27.500, potrivit CNA.
Costul poate ajunge în sarcina părții care pierde. Prudential Assurance Company Singapore, care a câștigat procesul intentat de o femeie ce solicita o plată pentru o intervenție chirurgicală pe creier, cere recuperarea unor cheltuieli judiciare de peste S$8.000. Aproximativ S$3.000 din sumă provin din cheltuieli legate de imprimare.
În procesele civile, partea câștigătoare solicită de regulă recuperarea cheltuielilor diverse de la partea care pierde. Acestea pot include taxele de depunere a actelor, poșta, transportul și imprimarea.
Numărul documentelor împinge factura de la zeci la mii de dolari
Jonathan Tan, partener pentru litigii la Withers KhattarWong, explică faptul că imprimarea devine costisitoare mai ales în litigiile cu multe documente. Exemplarele fizice sunt cerute în continuare în anumite proceduri, inclusiv în apeluri.
Dosarele folosite la audieri pot cuprinde înscrisurile părților, autorități juridice, declarații pe proprie răspundere, rapoarte ale experților și alte probe documentare. Cele mai mari volume apar când dovezile se întind pe perioade lungi și includ e-mailuri, conversații WhatsApp, fluturași de salariu, facturi și documente justificative. Jonathan Tan spune că tocmai în aceste litigii apar de regulă cele mai mari costuri de imprimare.
Ng Yuan Siang, fost director asociat la Eugene Thuraisingam LLP, descrie trei niveluri de cost:
- de la valori de ordinul zecilor de dolari până la câteva sute de dolari pentru cereri preliminare simple;
- de la câteva sute la câteva mii de dolari pentru procese mai puțin complexe sau pentru cereri preliminare mai ample;
- mii de dolari în procesele complexe.
Jonathan Tan spune că nu există o medie relevantă, deoarece sumele diferă mult de la un caz la altul. În procese comerciale mari sau în apeluri, volumul actelor poate ridica factura de imprimare la zeci de mii de dolari.
Kanthan Raghavendra, avocat senior la Kalidass Law, a întâlnit cheltuieli judiciare totale de peste S$200.000 într-un litigiu civil excepțional de amplu, cu mai multe părți și volume mari de declarații, probe, argumente și dosare de audiere. Suma cuprindea și alte cheltuieli, nu doar imprimarea, și nu reprezintă situația obișnuită a proceselor actuale.
Tariful pe pagină poate fi modest, însă multiplicarea acelorași volume transformă hârtia într-un capitol important al facturii.
Un document poate fi multiplicat în 4-5 exemplare
În procesele penale există de regulă un set de documente acceptate de ambele părți. Când una dintre ele adaugă alte probe, sunt necesare în general cel puțin 4-5 exemplare pentru judecător, avocații care le imprimă, partea adversă, martor și interpret, dacă participă unul.
La încheierea procesului, concluziile scrise și răspunsurile părților trebuie tipărite și schimbate, explică Ng Yuan Siang. În timpul audierilor, judecătorii și avocații pot adnota mai ușor dosarele fizice, iar martorilor le sunt prezentate documente tipărite în boxă.
Copiile multiple permit tuturor participanților să urmărească simultan aceeași pagină, detaliu important când un proces are volume mari de acte. Unii avocați, îndeosebi cei cu mai multă experiență, consideră că filele fizice pot fi consultate mai rapid și mai sigur decât un document în format PDF. Alții folosesc aplicații de adnotare digitală precum LiquidText.
Nu fiecare înscris depus într-un dosar ajunge automat pe hârtie. Instanțele și avocații utilizează tot mai des dosare electronice, însă copii fizice pot fi necesare pentru judecători, martori, persoane fără avocat sau clienți, în funcție de procedură și de indicațiile stabilite pentru audiere.
Complexitatea procesului contează mai mult decât instanța
Un dosar penal din instanțele de stat implică de regulă un volum redus de imprimare înaintea procesului, dar anumite documente pot fi cerute pe hârtie în timpul judecății. Un proces civil, fie în instanțele de stat, fie în instanțele superioare, poate cuprinde declarații, probe, argumente și dosare de audiere mult mai ample.
Cauzele din instanțele superioare nu presupun automat mai multă imprimare. Ele implică însă frecvent litigii mai complexe și cu valori mai mari, ceea ce poate produce un traseu documentar mai amplu. Un proces complicat din instanțele de stat poate ajunge la un volum de acte comparabil.
Kanthan Raghavendra spune că imprimarea s-a redus substanțial și că se prezintă de obicei în instanță cu un laptop, nu cu un dosar fizic. O ședință scurtă este gestionată digital mai ușor decât un proces desfășurat timp de mai multe zile, în care un martor sau o persoană fără reprezentare trebuie să urmărească un anumit înscris.
Lucrările mari sunt trimise furnizorilor specializați
Firmele de avocatură imprimă de regulă în propriile sedii documentele cu volume moderate. Lucrările complexe sau foarte mari pot fi externalizate atunci când seturile trebuie pregătite rapid.
Withers KhattarWong lucrează cu mai mulți furnizori externi familiarizați cu cerințele și modul de lucru al firmei. Ng Yuan Siang și Kanthan Raghavendra indică aceeași împărțire între imprimarea internă și externalizarea volumelor mari.
Instanța poate reduce suma cerută părții care pierde
Costurile pentru hârtie rămân în categoria cheltuielilor judiciare atât timp cât exemplarele fizice sunt necesare în mod justificat. Kanthan Raghavendra se așteaptă ca sumele să scadă, deoarece imprimarea este limitată tot mai des la o anumită audiere sau la o anumită persoană, în locul copierii întregului dosar.
Jonathan Tan estimează că nevoia de exemplare fizice se va diminua pe măsură ce crește utilizarea instrumentelor digitale. Pentru litigiile comerciale mari, criteriul decisiv rămâne dacă respectivele cheltuieli au fost suportate în mod rezonabil și sunt proporționale cu nevoile procesului.
Într-un litigiu civil, avocații pot prezenta separat taxele de depunere, fotocopierea, legarea documentelor și celelalte plăți. Dacă părțile nu ajung la un acord, instanța stabilește suma care poate fi recuperată. O cheltuială efectuată de partea câștigătoare nu este automat rambursată integral de partea care a pierdut.
